En quoi un logiciel de CRM peut-il être plus efficace qu’une base de données Excel ?
Découvrez les principaux avantages d’un CRM par rapport à Excel pour suivre votre prospection et vos activités commerciales en général.
1 – La centralisation des données et les éventuels doublons
Avec Excel : dans une équipe, il existe souvent plusieurs fichiers Excel ou du moins, plusieurs versions d’un fichier Excel. Il est très difficile alors d’avoir un état fiable à un instant t de sa base clients ou prospects. Autre inconvénient : des problèmes des doublons, et de cohérence de données ne sont pas rares.
Avec un CRM : Un logiciel de CRM vous permet de centraliser toutes vos données. Ainsi, pas de problème pour consolider les données et sortir des rapports par exemple. Quant à la cohérence des données, la plupart des CRM incluent des fonctionnalités pour prévenir les doublons, ou pour dédoublonner automatiquement si besoin.
2 – L’accès à vos fiches Prospects
Avec Excel : La fonction « Ctrl+F » peut vous permettre de retrouver un enregistrement facilement, en théorie. Mais si l’on imagine qu’il existe plusieurs fichiers Excel, avec d’éventuels doublons, comme c’est souvent le cas. Comment savoir que le prospect trouvé est le bon ?
Avec un CRM : A partir du nom même partiel du prospect, de son entreprise d’appartenance ou même du contenu de sa note, retrouvez un prospect en un clic grâce à la barre de recherche intégrée à votre CRM.
3 – La capacité de nombre en terme de données
Avec Excel : La capacité en nombre d’entrées d’Excel est intéressante mais limitée, à partir de 2000 entrées, l’utilisation est clairement ralentie. Cela vous oblige à moyen terme à créer un nouveau fichier et donc d’avoir, malgré vos efforts, des données décentralisées.
Avec un CRM : La rapidité du logiciel ne dépend en rien du nombre d’entrées étant donné qu’il ne prend pas plus de « poids » à chaque enregistrement.
4 – L’accessibilité aux données de suivi client
Avec Excel : A moins d’utiliser un système de partage collaboratif de fichiers, vous n’êtes pas toujours assuré d’avoir la dernière version mise à jour du fichier, surtout si plusieurs personnes sont amenées à travailler à partir du fichier en question.
Avec un CRM : Grâce à un système d’administrateurs, chacune des parties prenantes de l’entreprise (Direction, commerciaux, services multiples …) ont accès aux mêmes informations en temps réel sur chaque prospect.
5 – Les restrictions d’accès aux données confidentielles
Avec Excel : La restriction de certaines données sous Excel est possible mais reste parfois quelque peu succincte. Cependant, ne peut-on pas encore pousser un peu plus la sécurisation de nos données confidentielle ?
Avec un CRM : Si vous ne désirez pas que tous les collaborateurs de l’entreprise aient accès à certaines données prospects pour des raisons de confidentialité par exemple, il est possible de restreindre leur accès aux services ou collaborateurs concernés. Ces données ne seront pas bloquées, mais n’apparaîtront tout simplement pas sur la session administrateur de la ou des personne limitée.
6 – La création d’un vivier
Avec Excel : Réaliser des extractions ou des filtres sur Excel, c’est possible, mais cela engendre la création directe de doublons. La mise à jour des données n’est alors pas réellement facilitée puisque plusieurs cellules sont associées à un seul et même prospect.
Avec un CRM : Grâce à des sélections par champ de données, créer un vivier devient enfantin. En quelques clics, le logiciel de CRM vous permet d’extraire vos prospects pour créer votre liste d’appel.
7 – La mise en place de rappels et la gestion des relances
Avec Excel : La création de rappels ne fait pas partie des fonctionnalités offertes par Excel, il est nécessaire d’enregistrer le rappel voulu sur un support externe (agenda, Outlook …).
Avec un CRM : Créer un rappel dans un CRM se fait directement à partir de la fiche prospect de votre contact. Un mail de rappel vous est envoyé et vous n’avez plus qu’à cliquer sur le lien renseigné pour voir apparaître la fiche client et l’objet du rappel.
8 – Gestion de l’historique des notes
Avec Excel : Les minis compte-rendus de rendez-vous deviennent vite difficiles à gérer. Vous vous retrouvez avec des cellules « Commentaires » qui contiennent des pages de compte-rendu, et il vous est difficile de vous y retrouver et de relire vos notes.
Avec un CRM : Vous pouvez ajouter aux fiches autant de commentaires que vous voulez. Vous pouvez ensuite y accéder avec un confort de lecture optimal grâce à un affichage adapté.
L’outil Excel est donc une solution intéressante dans le cas où peu de données clients sont nécessaires. Nous avons d’ailleurs mis au point un fichier Excel type, adapté à la prospection téléphonique, que nous vous invitions à découvrir ici.
Le logiciel de CRM permet quant à lui la centralisation d’une base de données et des tâches associées tout en évitant les doublons et répétitions.
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